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Auf einen Blick: Die wichtigsten Antworten auf Ihre Fragen!

Unsere Compliance-FAQs geben Ihnen einen ersten Überblick über häufig gestellte Fragen und Probleme in diesem Bereich.

FAQ

Der Begriff „Compliance“ steht für die Einhaltung bzw. die Befolgung gesetzlicher Regelungen und unternehmensinterner Verhaltensrichtlinien. Compliance verlangt von den Unternehmen, sich im Einklang mit dem geltenden Recht zu bewegen und gesetzeskonform zu arbeiten.

Die Einhaltung von Compliance-Grundsätzen betrifft jedes Unternehmen, einschließlich der Ge-schäftsführung, der Führungskräfte und der Mitarbeiter. Gemäß den §§ 30, 130 OWiG sowie nach den unternehmerischen Sorgfaltspflichten in § 93 AktG oder § 43 GmbHG besteht die Verpflichtung der Geschäftsleitung und der Aufsichtspersonen, ausgewählte Compliance-Maßnahmen umzusetzen, die auf das entsprechende Unternehmen zugeschnitten sind.

Ursprünglich stammt der Begriff Compliance aus dem börslichen Bereich, findet inzwischen allerdings in vielen weiteren Kontexten der Unternehmen Anwendung. Hierzu gehören unter anderem die Bereiche IT-Compliance, arbeitsrechtliche Compliance, Anti-Trust and Competition Compliance, Anti-Korruptions-Compliance, steuerrechtlich und steuerstrafrechtliche Compliance, Kreditvertrags-Compliance oder Datenschutz-Compliance.

Compliance hat mittelbar das Ziel, Schäden und Gesetzesverstöße zu vermeiden, auch um Haftungs- und Schadensersatzansprüche oder Bußgelder zu umgehen und vor allem die Organe, Mitarbeiter und Stakeholder vor etwaigen Schäden zu schützen. Insbesondere die voranschreitende Globalisierung und Risiken durch Cyberkriminalität erhöhen die Gefahr für Unternehmen, durch Wirtschaftskriminalität (im)materielle Schäden davonzutragen. In diesem Zusammenhang werden die Unternehmen, ihre Organe und Mitarbeiter durch Compliance über ihre rechtlichen Pflichten beraten und informiert.

Durch Compliance können Reputation und Vertrauen gegenüber Ihren Geschäftspartnern und Kunden aufgebaut werden. Dabei können auch Sanktionen, Bußgelder und Rufschädigungen abgewendet werden. Infolgedessen kann die Außenwirkung Ihres Unternehmens, insbesondere in Bezug auf die Mitarbeiter- und Kundengewinnung, verbessert werden.

Unter einem CMS versteht man die Gesamtheit der in einem Unternehmen eingerichteten Maßnahmen, Strukturen und Prozesse zur Sicherstellung der Regelkonformität im Unternehmen. Dabei werden zunächst mögliche rechtliche Risiken identifiziert, um eine Compliance-Struktur einzuführen, die diese Risiken vermeidet. Anschließend wird ein internes Informationssystem aufgebaut, um die Mitarbeiter über die internen Unternehmensrichtlinien zu informieren. Es bestehen diverse Standards, an denen die Ausrichtung des Systems erfolgen kann.

Zu den möglichen Instrumenten zur Einhaltung der Compliance-Regelungen gehören insbesondere die Vereinbarung von firmeninternen Regelungen und der Aufbau eines Compliance-Management-Systems (CMS), wobei die Compliance-Berater der BEL NET GmbH unterstützend tätig werden. Die kontinuierliche Überwachung der Einhaltung dieser Regelungen ist anschließend die Aufgabe der Vorstände und Geschäftsführer.

Die Aufgabenbereiche eines Compliance-Beraters umfassen insbesondere die Unterstützung bei der Implementierung eines CMS, die Durchführung von Schulungen zu Compliance-Themen, die Unterstützung bei der Ausarbeitung von Compliance-Richtlinien sowie die Durchführung von Compliance-Audits. Ferner überprüft der Compliance-Berater neue Prozesse und Dokumente hinsichtlich der Vereinbarkeit mit geltenden gesetzlichen und internen Regelungen. Auch dient er als Ansprechpartner bei Anliegen der Mitarbeiter zu Compliance-Themen.

Ein externer Compliance-Berater kann die internen Unternehmensvorgänge durch seine objektive Sichtweise besser bewerten. Außerdem kann ein externer Compliance-Berater die Gefahr von Bußgeldern erheblich mindern, da durch die Implementierung eines CMS der Pflicht nachgekom-men wird, Rechtsverletzungen im Unternehmen zu unterbinden.

Neben den gesetzlichen Vorgaben sollten Unternehmen auch eigene interne Richtlinien und Regelungen erlassen. Diese dienen dazu, auch Regelungen einzuhalten, die über die gesetzlichen Vorschriften hinausgehen und durch das Unternehmen selbst vorgegeben wurden. Damit kann ein integrer Marktauftritt sichergestellt werden.

Zunächst analysieren wir den Ist-Stand in Ihrem Unternehmen. Dabei wird überprüft, welche internen Unternehmensrichtlinien und -regelungen bereits bestehen. Anschließend wird gemeinsam mit den Ansprechpartnern vor Ort ein CMS aufgebaut (siehe hierzu Frage 6). Nach erfolgreicher Implementierung des CMS stehen wir fortlaufend zu allen Compliance-Themen beratend zur Seite.

Sofern Mitarbeiter im Rahmen ihrer Tätigkeiten Ordnungswidrigkeiten oder Straftaten begehen, kann es nach dem OWiG zur Verhängung von Bußgeldern gegenüber dem Unternehmen kommen. Auch gegen die Geschäftsführung kann bspw. durch fehlende Compliance-Organisation ein hohes Bußgeld oder sogar eine Freiheitsstrafe erlassen werden. Bei vorsätzlichen Handlungen können die Bußgelder gem. § 30 Abs. 2 Nr. 1 OWiG bis zu 10 Mio. Euro betragen. Daneben können auch Schadensersatzforderungen an das Unternehmen gestellt werden.

Grundsätzlich haftet der jeweils Verantwortliche für den begangenen Compliance-Verstoß. Dabei kann es sich um die Geschäftsführung oder um einen Mitarbeiter handeln. In § 30 Abs. 1 OWiG wird neben den speziellen Haftungsregelungen eine allgemeine Grundlage für die Haftung von juristischen Personen und Verbänden als Unternehmensträger festgelegt. Diese Haftung kann über § 130 Abs. 1 OWiG auf die Verstöße von Mitarbeitern gegen betriebsbezogene Gesetzespflichten ausgeweitet werden. Sofern etwaige Compliance-Anforderungen im Unternehmen nicht umgesetzt bzw. eingeführt wurden, haftet der für das Unternehmen Verantwortliche.

Grundlegend sind alle Gesetzesnormen des öffentlichen, privaten und Strafrechts zu beachten (bspw. AktG, WpHG, HGB oder OWiG). Abhängig von der Branche können jedoch teilweise unterschiedliche Vorgaben gelten. Neben gesetzlichen Regelungen sind unter Umständen auch firmeninterne Regelungen, bspw. firmeninterne Kodizes, zu beachten.

Bspw. relevante Gesetzestexte:
-    Aktiengesetz (AG)
-    GmbH-Gesetz (GmbHG)
-    Handelsgesetzbuch (HGB)
-    Strafgesetzbuch (StGB)
-    Gesetz gegen Ordnungswidrigkeiten (OWiG)
-    Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)
-    Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen Teil A (VOB/A)
-    Kreditwesengesetz (KWG)
-    Wertpapierhandelsgesetz (WpHG)
-    Gesetz über die Beaufsichtigung der Versicherungsunternehmen  

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